Salarisadministratie is vooral voor het midden- en kleinbedrijf een tijdrovende klus, gecombineerd met veel werk. Een interne salarisadministratie vraagt om gespecialiseerde, ervaren en continue bijscholing van medewerkers en een complex softwarepakket. Daarom besteden veel bedrijven hun salarisadministratie uit aan gespecialiseerde externe dienstverleners.
Of een externe payroll zinvol is of niet, wordt bepaald door hoeveel middelen u zelf kunt aantrekken voor de constante veranderingen in de fiscale en sociale wetgeving en de wisselende lonen van uw werknemers. Het uitbesteden van de salarisadministratie aan een externe salariscalculator betekent minder kosten en meer flexibiliteit. Salarisadministratie uitbesteden:een efficiënte en goedkope methode
Door de complexiteit van de salarisadministratie is er een markt ontstaan voor salariscalculators die door voortdurend up-to-date kennis een correcte en efficiënte salarisadministratie kunnen garanderen. Het belangrijkste voordeel ligt in de tijd- en arbeidsbesparing. Daarnaast kan een externe dienstverlener door zijn hoge ervaringsniveau efficiënter en goedkoper werken. Externe salariscalculators zorgen ervoor dat lonen en salarissen correct en op tijd worden betaald. Meestal worden extra vaste en softwarekosten bespaard.
Doorgifte stamgegevens naar aangiften loonbelasting De aangeboden diensten rond de eigenlijke loonadministratie zijn gevarieerd en altijd individueel afgestemd op het betreffende bedrijf. Naast voorbereidende maatregelen, zoals de volledige overdracht van stamgegevens van de werknemer, houden de gebruikelijke standaarddiensten van een salarisadministratie zich bezig met:
- Het monitoren van de maandelijkse facturatiedata
- Creëren van doorlopende maandelijkse salarisadministratie: dit omvat onder andere: salarisjournaal, medewerkers-/betalingsoverzicht, kostenplaatslijst
- Administratie van werktijdrekeningen, vakantie- en ziektedagen
- Sociale zekerheid registratie
- Inkomstenbelastingregistratie bij de verantwoordelijke belastingdienst
- Alle documenten worden uitgeprint en verpakt, inclusief verzending
Afhankelijk van de dienstverlener worden ook andere dienstenpakketten aangeboden, zoals het invullen van attesten voor werknemers, aanvragen van loondoorbetaling, verwerking van inbeslagnames, enz.
Selectie aanbieders
Alvorens een beslissing te nemen, is het naast een intensieve vergelijking van aanbieders zinvol om nauwkeurige kennis te hebben van de behoeften van uw eigen bedrijf. Deze eis kan een breed scala aan individuele taken omvatten, dus het is belangrijk dat de aanbieder gedetailleerde kennis heeft van fiscale, sociale zekerheids- en arbeidsrechtelijke vereisten. Alleen zo effenen we de weg naar een foutloze loonadministratie. De selectie van aanbieders is moeilijk en tijdrovend, aangezien in principe iedereen in Duitsland de titel accountant kan voeren. Vraag daarom naar referenties uit uw branche, software onderhoudscontracten.
Salariskosten
Salariskantoren zijn bijna altijd goedkoper dan naar een belastingadviseur gaan, aangezien deze het werk bij de salarisadministratie meestal zelf uitbesteedt. De kosten variëren sterk, afhankelijk van de aangeboden diensten. Veel bedrijven bieden standaardtarieven van gemiddeld 6,50 euro per werknemer per maand. Hoe meer medewerkers het bedrijf heeft, hoe lager de kosten per medewerker kunnen zijn. Salariskantoren bieden meestal standaardpakketten die kunnen worden geüpgraded met premiumservices. Het tarief voor een werknemer kan oplopen tot gemiddeld 10 euro. In het algemeen geldt: hoe complexer het beloningsmodel (verschillende uurlonen met verschillende werktijden of met flexibele beloning), hoe hoger de maandlasten.