Bedrijfsorganisatie blijft een lastig iets, vooral als je al honderd-en-een dingen aan je hoofd hebt en dan ook nog eens bezig moet zijn met een kantoor dat, laten we eerlijk zijn, nog niet optimaal functioneert. Van de nieuwe roosters bijwerken en ophangen tot nieuwe toner kopen, of een epson 603 cartridge voor die nieuwe printer, hoe zorg jij ervoor dat alles op jouw kantoor soepel loopt?
Workflow
Iets wat erg belangrijk is voor de algehele flow op elk bedrijf, is de letterlijke flow van het bedrijfspand. Dat is half een architectuur-dingetje, maar heeft ook te maken met dingen als inrichting en verlichting. Je hebt natuurlijk sowieso te maken met de structuur van het gebouw waar je je in bevindt; daar kan je negen van de tien keer niet zoveel aan veranderen. Waar je wél iets aan kan veranderen, is hoe je vervolgens die ruimte benut. Wat is de algehele flow van je kantoor? Is er een directe, makkelijke verbinding tussen de werkruimtes van je werknemers en de ruimte waar de printers zich bevinden? Zit jouw kantoor als bedrijfsleider afgezonderd van de rest, of ben je qua locatie alleen al benaderbaar en makkelijk te bereiken? En hoe is de lijn met de kantine? Maar, nog veel belangrijker; komt er genoeg licht binnen, en vooral ook genoeg natuurlijk licht? Ook is het goed om over blauwlichtfilters na te denken op je schermen, en om zelfs overal een timer op te zetten die, als men in de avond nog werkt, al het licht verwarmt, ook dat van de schermen. Zo zorg je ervoor dat mensen een goede nachtrust hebben en niet te lang naar het blauwe licht van een scherm blijven staren.
Organisatorisch sterk
Daarnaast is het goed om ervoor te zorgen dat al je elektronica werkt en van goede kwaliteit is en voorlopig ook blijft. Het is niet de bedoeling dat je de gehele flow van je kantoor onder de knie hebt, maar dat het werk alsnog geremd wordt door machines die niet meewerken. Laat zowel de bedrijfslaptops en computers als de printers en kopieermachines dus regelmatig checken. Zorg dat er overal genoeg toner en inktcartridges zijn; kortom, dat de voorraden op orde zijn en dat de workflow in ieder geval niet gaat remmen.
Een kantoor managen is veel werk, en heeft deels te maken met de inrichting en het gevoel wat je medewerkers krijgen, en deels met een goede organisatie. Gelukkig kan jij dat. Succes!